Claves para la organización y difusión de un evento

No es nada fácil organizar y coordinar un evento, sea de las características que fuera incluso en el número de participantes. Lo primero que el hipotético cliente debe analizar es la profesionalidad del organizador. En los últimos tiempos, lamentablemente, están apareciendo demasiada gente en este sector que a la hora de la verdad fallan y arrastran la mala fama al resto que intentamos dar seriedad y rigor máximo a las actividades.

Para poner en marcha cualquier evento hay que buscar la originalidad en el mismo, siempre basándose en los objetivos han planteado. Algunos acuden con ideas poco transmisibles a la realidad y que deben ser «limadas» por los organizadores. Ahí aparece el carácter de «psicología» y mucho tacto para convencerle y llevarle por la senda del éxito.

Tras el proyecto concretado y trasladado a un documento queda ejecutarlo. No es fácil en estos tiempos de crisis general «lidiar» con empresas hoteleras para conseguir salones y espacios a un precio de mercado y que no asuste al cliente. Siempre basándose en su presupuesto y pidiéndole cierta flexibilidad. Tras el Ok pasamos al área de los proveedores de servicios.

Una auténtica tarea de encaje de piezas, procurando que todas se ensamblen

Y que no se rompa el rompecabezas.

La convocatoria de invitados es uno de los aspectos más peliagudos. ¿A quién selecciona? ¿En  base a qué criterio? ¿Uno sí y otro no?  El empleo del protocolo, hoy en día fundamental en este tipo de trabajos y que algunos/as han olvidado.

Y ahora llega la repercusión. En función al evento hay que contar con los medios de comunicación y con las Redes Sociales. De aquí se cuentan muchas historias, pero una es clave. Si haces algo y no lo comunicas equivale a que no lo has hecho. Un error en cualquiera de estos apartados apuntan al fracaso. Ahí entra la faceta del profesional, no del «chipichanga» de turno, que con mucha mano izquierda hay que templar con todos. Que contaría  yo después de tantos años en ese sector…

No es nada fácil organizar y difundir un evento, más aún en la Costa  del Sol, donde la competencia es feroz y esto dificulta muchísimas veces el poder de convocatoria. Y no hablo de otros «factores  externos» que pueden influir negativamente. Emma y su «savoir faire»,  en nuestro caso, es pieza clave. Podríamos escribir un libro con anécdotas de todo tipo, pero el espacio es reducido. Por favor, si quieren hacer algo con repercusión

Acudan a profesionales y olvídense de los «cantos de sirenas».

Por Francisco Acedo

(Director de Asesores de Comunicación)